Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших исправляемый документ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации. Очевидно, что законодательно закрепленный способ внесения исправлений возможен только в отношении первичных документов, составленных на бумажном носителе, и не может быть применен к документам, сформированным в электронном виде.

Ввиду отсутствия нормативного регулирования для внесения исправлений в первичные электронные документы представляется возможным формирование нового экземпляра ранее выставленного первичного документа с указанием дополнительной информации о том, что данный документ является исправленным вариантом ранее выставленного электронного документа, т.е. с указание номера исправления и даты исправления (по аналогии с исправленными счетами-фактурами).

Правомерность данного подхода к исправлению первичных учетных документов в электроном виде подтвердило Министерство финансов РФ в письме от 22.01.2016 № 07-01-09/2235.

Для того чтобы налогоплательщики могли представлять документы в налоговые органы в электронном виде, ФНС России утвердила xml-форматы для следующих документов:

• товарная накладная (ТОРГ-12) и акт приемки-сдачи работ (услуг) (рекомендованы приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@, действовал до 01.07.2017);
• о передаче товаров при торговых операциях (утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, действует с 09.01.2016);
• о передаче результатов работ (документ об оказании услуг) (утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, действует с 09.01.2016).

Поскольку исправленный первичный электронный документ представляет собой новый экземпляр ранее составленного первичного документа с внесенными исправлениями, то он, как и первоначальный документ, формируется в соответствии с этим утвержденным форматом.

Как и первоначальный электронный первичный документ, исправленный первичный документ представляет собой два связанных вместе файла: файл обмена информации продавца (информация продавца) и файл обмена информации покупателя (информация покупателя).

Исправленный документ считается оформленным при наличии:

• информации продавца, подписанной его электронной подписью;
• информации покупателя, подписанной электронной подписью покупателя и содержащей идентификационные сведения об информации продавца и сведения принимающей стороны в отношении оформляемой сделки.

Процесс обмена исправленными первичными документами построен так же, как и первоначальными:

• продавец формирует у себя информацию продавца;
• продавец подписывает документ своей электронной подписью (ЭП) и отправляет в адрес покупателя;
• покупатель получает информацию продавца. Если сведения в исправленном документе полностью соответствуют хозяйственной операции и покупатель принимает решение подписать этот первичный документ, то он формирует информацию покупателя;
• покупатель подписывает информацию покупателя электронной подписью (ЭП) и отправляет продавцу.

Процесс обмена исправленным первичным документом через оператора ЭДО предусматривает применение усиленной квалифицированной электронной подписи, а также наличие у продавца служебных электронных документов:

• подтверждения оператора ЭДО о получении от продавца исправленного первичного документа (информации продавца);
• извещения от покупателя о получении исправленного первичного документа (информации продавца), если стороны сделки согласовали наличие такого документа.

Пошаговая инструкция по выставлению исправленного первичного документа в электронном виде:

• в программе 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0)